Lleoliad:
Conference Room 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Mawrth, 15 Awst 2017
Amser: 09. - 11.30
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd Rheoli: |
Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc y Cynulliad Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Elisabeth Jones, Prif Gynghorydd Cyfreithiol Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Dalledu Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil Matthew Richards, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfreithiol Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Gareth Watts, Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Lowri Williams, Head of Human Resources |
|
Staff y Bwrdd Rheoli: |
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) |
|
Eraill yn bresennol |
Cafwyd ymddiheuriadau gan Anna Daniel (Pennaeth yr adran Trawsnewid Strategol), Nia Morgan (Pennaeth yr adran Gwasanaethau Ariannol) a Mair Parry-Jones (pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi).
Byddai Adrian Crompton yn drafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion i staff.
Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 20 Gorffennaf yn gywir.
Eglurodd Manon Antoniazzi fod y Llywydd wedi gofyn iddi ffurfioli'r ymarfer cynllunio capasiti sydd ar y gweill ar hyn o bryd er mwyn llywio trafodaethau'r Comisiwn ynghylch ei flaenoriaethau yn yr hydref. Byddai'r cyfarfod hwn yn cyfrannu at y broses honno drwy adolygu canlyniad y cylch cynllunio gwasanaethau ym mis Mawrth, er mwyn craffu arno'n fanwl a rhoi prawf ar y dadleuon a gyflwynwyd. Diolchodd Manon i bawb am eu gwaith paratoi ar gyfer y cyfarfod a nododd fod y ddogfennaeth yn rhoi darlun cynhwysfawr o'r hyn y mae'r sefydliad yn ei wneud, yn unol â'r amcanion strategol.
Byddai hyn yn llywio cyfarfod nesaf y Comisiwn, pryd y byddai'n penderfynu’n derfynol ar gynigion y gyllideb i’w cyflwyno gerbron y Cynulliad yn yr hydref. Ar hyn o bryd, roedd y sefydliad yn cynnal nifer o adolygiadau mewnol o feysydd a phrosiectau amrywiol, gan gynnwys effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd. Byddai'r adolygiadau hyn yn helpu i ddangos cyd-destun y gyllideb ac yn darparu eglurder ffeithiol.
Cyflwynodd Non Gwilym bapur drafft, i’w drafod yng nghyfarfod y Comisiwn ym mis Medi, yn dilyn yr ymgynghoriad cyhoeddus ar brif egwyddorion y senedd ieuenctid. Roedd y papur yn crynhoi canlyniadau'r ymgynghoriad, yr opsiynau ar gyfer y camau nesaf a'r materion i'w hystyried o ran y sefyllfa ariannol, dulliau gweithredu ac enw da'r sefydliad.
Roedd y tîm Amrywiaeth a Chynhwysiant wrthi'n paratoi Asesiad Effaith Cydraddoldeb, a chyfranogion allanol yn cyfrannu ato, er mwyn sicrhau bod grwpiau anodd eu cyrraedd yn cael eu cynnwys.
Trafododd y Bwrdd Rheoli yr opsiynau a amlinellwyd o ran cynnal etholiad a gweithredu'r senedd ieuenctid am y ddwy flynedd gyntaf, naill ai: drwy ddefnyddio adnoddau presennol y sefydliad a dad-flaenoriaethu, gohirio neu atal gweithgareddau eraill er mwyn cyflawni'r nod hwn; drwy ddarparu cymorth amgen, fel adnoddau addysg ar-lein i ryddhau staff; neu drwy sicrhau adnoddau ychwanegol (cydnabuwyd y byddai'n parhau i effeithio ar staff presennol ar adegau allweddol yn ystod blwyddyn y senedd ieuenctid ac ar y rhai sydd â sgiliau penodol o ran cefnogi, er enghraifft, y tîm Ymchwil a'r tîm Cyfreithiol).
Camau i’w cymryd:
· Non Gwilym i gynnwys yr opsiynau o ran cyflawni'r senedd ieuenctid yn y papur terfynol a disgrifio beth fyddai natur unrhyw adnoddau ychwanegol; y costau parhaus a ymrwymir er mwyn parhau â'r senedd ar ôl iddi gael ei sefydlu a'r effaith ar dimau eraill yn y sefydliad.
· Aelodau'r Bwrdd Rheoli i gynorthwyo Non wrth lenwi'r adran ynglŷn â’r effaith ar dimau eraill.
Trafododd y Bwrdd yr Adroddiad ar Reoli Cyllid ar gyfer mis Gorffennaf. Nid oedd llawer o adnoddau ariannol ar gael ar gyfer y flwyddyn ariannol hon ac roedd y pwysau ar adnoddau ariannol yn debygol o barhau'n sylweddol yn ystod 2018-19 gan fod rhai costau wedi'u gohirio tan y flwyddyn nesaf.
Dywedodd Catharine Bray unwaith eto fod angen rheoli cyllidebau a chynlluniau buddsoddi yn ofalus, creu rhagolygon yn rheolaidd a sicrhau eu bod yn gywir. Roedd cyfarfodydd yn cael eu trefnu rhwng y tîm Cyllid a'r holl Benaethiaid Gwasanaeth cyn dechrau'r tymor newydd, er mwyn sicrhau y gellid paratoi'r amcangyfrifon gorau posibl o faint ac amseriad gwariant yn y dyfodol erbyn canol mis Medi.
Cam i’w gymryd:
· Y Penaethiaid i sicrhau bod gan eu staff yr holl wybodaeth a sgiliau sydd eu hangen arnynt i baratoi rhagolygon yn gywir. Gallai'r tîm Cyllid ddarparu hyfforddiant ar y system gyllid newydd, NAV, yn ôl yr angen.
Ystyriodd y Bwrdd Rheoli'r pwysau y mae'r sefydliad yn eu hwynebu ar hyn o bryd o ran staffio ac adnoddau, gan gynnwys newidiadau cyfansoddiadol, effaith gadael y UE, a blaenoriaethau a nodau strategol. Trafododd y Bwrdd y rhestr o adnoddau a nodwyd a heriodd y dadleuon ar gyfer pob un.
Camau i’w cymryd:
· Y Penaethiaid i gysoni crynodebau'r Cyfarwyddiaethau â'r rhestr adnoddau i ddangos yr hyn sy'n cael ei gyfrif eisoes mewn cyllidebau, a diweddaru'r rhestr cyn trafodaeth y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 17 Awst.
· Y Penaethiaid i ddarparu rhestr o 'anghenion' i'r adran Adnoddau Dynol, gan amlinellu sut y gallai trefniant partneriaeth arfaethedig gyda Chynulliad Gogledd Iwerddon weithio o ran prosiectau neu dasgau penodol yn eu meysydd.
· Manon Antoniazzi i baratoi cylch gorchwyl ar gyfer yr adolygiad staff sy'n adlewyrchu'r drafodaeth a'i ddosbarthu i'r Bwrdd Rheoli er mwyn cael sylwadau.
· Non Gwilym i baratoi cynllun ar gyfer cyfathrebu â staff ac Aelodau Cynulliad ym mis Medi.
Dymunodd y Bwrdd longyfarchiadau i Elisabeth Jones ar ennill y radd uchaf o ragoriaeth yn ei arholiad Cymraeg.